Perkembangan teknologi membuat dokumen perpajakan semakin banyak berbentuk digital. Selain itu, proses pemeriksaan pajak juga semakin sering melibatkan data elektronik milik wajib pajak.
Dokumen tersebut dapat berisi informasi penting mengenai kegiatan usaha. Karena itu, pengelolaannya membutuhkan prosedur yang jelas dan terukur.
Direktorat Jenderal Pajak (DJP) kini mengatur tata kelola dokumen elektronik wajib pajak yang dipinjam untuk kepentingan perpajakan. Ketentuan tersebut tertuang dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-10/PJ/2026.
Surat edaran tersebut tidak hanya mengatur dokumen elektronik. Namun, aturan ini juga mencakup benda sitaan, barang sitaan, jaminan aset berwujud, serta dokumen fisik yang dipinjam.
SE-10/PJ/2026 ditetapkan di Jakarta pada 3 Agustus 2026. Selanjutnya, ketentuan tersebut menjadi pedoman bagi unit DJP dalam mengelola berbagai objek tersebut.
Bagi wajib pajak, aturan ini penting untuk dipahami. Sebab, dokumen elektronik dapat menjadi bagian dari proses pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, maupun penyelesaian keberatan.
Apa Itu Dokumen Elektronik Wajib Pajak?
Pada dasarnya, dokumen elektronik memiliki cakupan yang cukup luas. Menurut SE-10/PJ/2026, dokumen elektronik mencakup data atau informasi elektronik yang dibuat, dikirim, diterima, atau disimpan.
Bentuknya tidak hanya berupa file PDF. Selain itu, dokumen dapat berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, angka, simbol, hingga kode tertentu.
Dokumen tersebut dapat berada dalam berbagai media elektronik. Misalnya, data dapat tersimpan pada komputer, hardisk, flashdisk, CD ROM, atau perangkat lainnya.
Karena itu, cakupan dokumen elektronik cukup luas. Data digital perusahaan yang relevan dengan proses perpajakan dapat termasuk dalam kategori tersebut.
Pengertian tersebut menunjukkan pentingnya pengelolaan data secara hati-hati. Terlebih lagi, dokumen perusahaan dapat mengandung informasi bisnis yang bersifat sensitif.
Mengapa DJP Mengatur Pengelolaan Dokumen Elektronik?
Sebelumnya, kebutuhan pengelolaan dokumen untuk kepentingan perpajakan terus berkembang. Namun, diperlukan standar yang lebih seragam dalam pelaksanaannya.
SE-10/PJ/2026 disusun karena sebelumnya belum terdapat standar baku mengenai pengelolaan objek tersebut di lingkungan DJP. Dengan demikian, surat edaran ini bertujuan menciptakan tata kelola yang lebih tertib.
Aturan tersebut juga bertujuan menjaga keutuhan dokumen. Selain itu, keamanan, keselamatan, dan nilai dokumen juga menjadi perhatian.
Khusus dokumen elektronik, aspek keutuhan memiliki arti penting. Data yang berubah tanpa prosedur dapat memengaruhi keandalan informasi.
Selanjutnya, aspek kerahasiaan juga menjadi perhatian. Dokumen perusahaan dapat berisi informasi transaksi, laporan keuangan, pelanggan, pemasok, hingga data internal.
Oleh karena itu, pengelolaan dokumen tidak sekadar menyimpan file. Prosesnya harus menjaga dokumen tetap tersedia dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam Kondisi Apa DJP Dapat Meminjam Dokumen Elektronik?
Dokumen elektronik dapat dipinjam dalam beberapa kegiatan perpajakan. Pertama, dokumen dapat digunakan dalam kegiatan pemeriksaan pajak.
Pemeriksaan sendiri merupakan kegiatan untuk menghimpun dan mengolah data, keterangan, serta bukti. Dengan demikian, dokumen elektronik dapat menjadi bagian dari bahan yang diperlukan pemeriksa.
Kedua, dokumen dapat dipinjam dalam pemeriksaan bukti permulaan. Sementara itu, proses tersebut berkaitan dengan penanganan dugaan tindak pidana di bidang perpajakan.
Ketiga, dokumen elektronik juga dapat digunakan dalam penyelesaian keberatan. Karena itu, wajib pajak perlu memahami pentingnya dokumentasi digital yang rapi.
Ketiga kondisi tersebut memiliki karakter berbeda. Namun, seluruhnya membutuhkan pengelolaan dokumen yang aman dan tertib.
SE-10/PJ/2026 secara khusus memasukkan ketiga kegiatan tersebut dalam ruang lingkup pengelolaan dokumen elektronik.
Lima Ketentuan Penting Pengelolaan Dokumen Elektronik
SE-10/PJ/2026 menetapkan sejumlah ketentuan teknis mengenai dokumen elektronik. Secara umum, terdapat lima hal utama yang perlu dipahami.
Ketentuan tersebut berkaitan dengan tanggung jawab, pengecualian forensik digital, pergantian petugas, pengembalian dokumen, serta perangkat penyimpanan.
1. Pemeriksa Bertanggung Jawab atas Dokumen
Pertama, pemeriksa pajak bertanggung jawab atas dokumen elektronik yang dipinjam. Selain itu, tanggung jawab tersebut berlaku sejak dokumen diterima sampai dikembalikan.
Tanggung jawab serupa juga berlaku bagi pemeriksa bukti permulaan. Begitu pula, tanggung jawab berlaku bagi tim peneliti dalam proses keberatan.
Dengan ketentuan tersebut, status dokumen menjadi lebih jelas. Artinya, terdapat pihak yang bertanggung jawab selama dokumen berada dalam penguasaan DJP.
Hal ini penting untuk menjaga akuntabilitas. Dengan demikian, pengelolaan dokumen tidak dilakukan tanpa pihak yang jelas.
Bagi wajib pajak, ketentuan ini memberikan kepastian mengenai pihak yang bertanggung jawab. Namun, wajib pajak tetap perlu menyimpan salinan dokumen yang diserahkan apabila memungkinkan.
2. Dokumen untuk Forensik Digital Memiliki Ketentuan Khusus
Kedua, pengelolaan dalam SE-10/PJ/2026 tidak mencakup dokumen elektronik yang memerlukan bantuan forensik digital. Dengan demikian, dokumen tersebut mengikuti ketentuan tersendiri.
Forensik digital memiliki karakter yang berbeda. Sebab, proses tersebut dapat melibatkan pemeriksaan terhadap perangkat dan data digital secara lebih mendalam.
Karena itu, pengelolaannya tidak disamakan dengan dokumen elektronik biasa. Selain itu, prosedur khusus diperlukan untuk menjaga validitas hasil pemeriksaan.
Wajib pajak perlu memahami perbedaan tersebut. Terutama, apabila proses perpajakan yang dihadapi berkaitan dengan dugaan pelanggaran yang lebih serius.
3. Pergantian Pemeriksa Tidak Menghilangkan Tanggung Jawab
Ketiga, aturan mengantisipasi adanya pergantian pemeriksa. Jika terjadi pergantian, pemeriksa pengganti mengambil alih tanggung jawab atas dokumen.
Ketentuan ini juga berlaku dalam pemeriksaan bukti permulaan. Selain itu, tim peneliti pengganti bertanggung jawab atas dokumen yang sebelumnya dikelola petugas lain.
Dengan mekanisme tersebut, tanggung jawab tidak berhenti karena pergantian personel. Karena itu, dokumen tetap memiliki pihak yang bertanggung jawab.
Hal tersebut penting dalam menjaga kesinambungan administrasi. Selanjutnya, proses pengelolaan dapat tetap berjalan meskipun terdapat perubahan personel.
Bagi wajib pajak, ketentuan ini juga memberikan gambaran bahwa dokumen tidak boleh kehilangan pengawasan. Dengan demikian, pergantian petugas tidak seharusnya membuat status dokumen menjadi tidak jelas.
4. Dokumen Harus Dikembalikan Setelah Kegiatan Selesai
Keempat, dokumen elektronik milik wajib pajak harus dikembalikan. Namun, pengembalian dilakukan setelah pemeriksaan atau kegiatan terkait selesai.
Ketentuan tersebut berlaku untuk pemeriksaan pajak. Selain itu, ketentuan yang sama berlaku untuk pemeriksaan bukti permulaan dan penyelesaian keberatan.
Pengembalian tersebut menjadi bagian penting dalam tata kelola dokumen. Sebab, dokumen tetap merupakan bagian dari arsip dan informasi milik wajib pajak.
Dengan adanya aturan ini, penyimpanan tidak dilakukan tanpa batas. Karena itu, terdapat batas penggunaan berdasarkan kebutuhan kegiatan perpajakan.
Wajib pajak juga dapat melakukan pengecekan setelah kegiatan selesai. Selanjutnya, perusahaan dapat memastikan dokumen yang dipinjam telah diterima kembali.
5. Perangkat Penyimpanan Juga Harus Dikembalikan
Kelima, aturan tidak hanya membahas file digital. Jika dokumen tersimpan dalam perangkat milik wajib pajak, perangkat tersebut juga harus dikembalikan.
Contohnya adalah CD ROM, flashdisk, dan hardisk. Selain itu, perangkat elektronik lain yang digunakan untuk menyimpan dokumen juga termasuk.
Artinya, pengembalian tidak berhenti pada data. Dengan demikian, media penyimpanan milik wajib pajak juga menjadi bagian dari proses pengembalian.
Ketentuan tersebut penting bagi perusahaan. Perangkat penyimpanan dapat memiliki fungsi operasional yang dibutuhkan untuk kegiatan bisnis.
Karena itu, perusahaan sebaiknya mencatat perangkat yang diserahkan. Selain itu, pencatatan dapat membantu proses pengecekan ketika perangkat dikembalikan.
Pentingnya Pencatatan Dokumen bagi Wajib Pajak
Pengelolaan dokumen sebaiknya tidak dimulai saat pemeriksaan berlangsung. Sebaliknya, perusahaan perlu membangun sistem dokumentasi sejak awal.
Dokumen perpajakan dapat berasal dari berbagai sumber. Misalnya, laporan penjualan, pembelian, faktur, kontrak, rekening, hingga laporan keuangan.
Jika seluruh data tersimpan dengan baik, proses pencarian menjadi lebih mudah. Dengan demikian, perusahaan dapat memberikan dokumen yang relevan ketika diperlukan.
Selain itu, perusahaan sebaiknya memiliki daftar dokumen yang diserahkan. Karena itu, setiap dokumen atau perangkat yang dipinjam dapat dipantau.
Langkah sederhana tersebut dapat membantu mengurangi risiko kehilangan arsip. Terlebih lagi, dokumen pajak sering kali dibutuhkan dalam jangka waktu panjang.
Perusahaan Perlu Menjaga Keamanan Data Digital
Dokumen elektronik memiliki risiko keamanan yang berbeda dari dokumen fisik. Selain itu, satu perangkat dapat menyimpan data dalam jumlah sangat besar.
Karena itu, perusahaan perlu menerapkan pengamanan internal. Akses dokumen sebaiknya hanya diberikan kepada pihak yang berkepentingan.
Selanjutnya, perusahaan perlu melakukan pencadangan data secara berkala. Dengan demikian, informasi penting tidak hanya tersimpan pada satu perangkat.
Pencadangan juga membantu ketika terjadi kerusakan perangkat. Namun, salinan data harus dikelola dengan standar keamanan yang memadai.
Perusahaan juga perlu memperhatikan akses terhadap dokumen sensitif. Sebab, data perpajakan dapat berhubungan dengan informasi bisnis yang tidak boleh tersebar sembarangan.
Apa Dampaknya bagi Wajib Pajak?
Terbitnya SE-10/PJ/2026 memberikan kejelasan mengenai pengelolaan dokumen yang dipinjam. Dengan demikian, wajib pajak memiliki gambaran lebih jelas mengenai proses tersebut.
Kejelasan tersebut juga membantu meningkatkan transparansi. Selain itu, tanggung jawab petugas menjadi lebih mudah diidentifikasi.
Dari sisi perusahaan, aturan ini mendorong pengelolaan arsip yang lebih tertib. Karena itu, perusahaan perlu memastikan dokumen perpajakannya mudah ditemukan.
Perusahaan juga perlu memiliki prosedur internal ketika dokumen diminta. Misalnya, bagian pajak dapat mencatat jenis dokumen, tanggal penyerahan, dan media penyimpanan.
Dengan cara tersebut, proses penyerahan dapat berlangsung lebih terorganisasi. Selanjutnya, perusahaan dapat melakukan pengecekan setelah kegiatan selesai.
Apa yang Harus Dilakukan Saat Dokumen Dipinjam?
Ketika dokumen diminta, wajib pajak sebaiknya tidak langsung menyerahkan seluruh arsip tanpa pemeriksaan. Sebaliknya, perusahaan perlu memahami dokumen apa yang dibutuhkan.
Pertama, identifikasi dokumen yang diminta. Selain itu, cocokkan permintaan dengan kegiatan perpajakan yang sedang berlangsung.
Kedua, buat daftar dokumen yang diserahkan. Dengan demikian, perusahaan memiliki catatan internal yang dapat digunakan untuk pengecekan.
Ketiga, perhatikan media penyimpanan. Jika menggunakan perangkat tertentu, catat jenis dan identitas perangkat tersebut.
Keempat, simpan salinan apabila kondisi dan prosedur memungkinkan. Namun, perusahaan harus tetap memperhatikan keamanan dan ketentuan yang berlaku.
Kelima, lakukan pengecekan setelah kegiatan selesai. Karena itu, perusahaan dapat memastikan dokumen dan perangkat sudah dikembalikan.
Hubungan Aturan Ini dengan Pemeriksaan Pajak
Pemeriksaan pajak membutuhkan data yang dapat mendukung proses pengujian. Oleh karena itu, dokumen menjadi bagian penting dalam kegiatan tersebut.
Pemeriksa dapat membutuhkan data untuk menguji kepatuhan wajib pajak. Selain itu, data dapat digunakan untuk memahami transaksi dan kondisi perpajakan.
Dalam kondisi tersebut, dokumen elektronik dapat menjadi sumber informasi penting. Dengan demikian, kualitas dokumentasi perusahaan ikut memengaruhi kesiapan menghadapi pemeriksaan.
Dokumen yang tidak tertata dapat memperlambat proses pencarian. Sebaliknya, arsip yang terstruktur dapat mempermudah perusahaan memberikan data yang diperlukan.
Karena itu, pengelolaan dokumen bukan hanya persoalan administrasi. Lebih jauh, hal tersebut menjadi bagian dari kesiapan menghadapi risiko perpajakan.
Peran Konsultan Pajak dalam Pengelolaan Dokumen
Dalam praktiknya, tidak semua perusahaan memiliki tim pajak yang lengkap. Selain itu, beberapa perusahaan memiliki transaksi yang cukup kompleks.
Dalam kondisi tersebut, konsultan pajak dapat membantu perusahaan mempersiapkan administrasi. Misalnya, konsultan dapat membantu meninjau dokumen yang berkaitan dengan kebutuhan perpajakan.
Pendampingan juga dapat membantu perusahaan memahami proses pemeriksaan. Dengan demikian, perusahaan memiliki gambaran mengenai dokumen yang perlu dipersiapkan.
Namun, konsultan tetap membutuhkan data dari klien. Karena itu, perusahaan harus menyediakan informasi secara lengkap dan benar.
Komunikasi yang baik menjadi bagian penting dalam proses tersebut. Selain itu, koordinasi dapat membantu menghindari kesalahan saat memberikan dokumen.
Persiapan Dokumen Sebelum Pemeriksaan
Perusahaan sebaiknya tidak menunggu pemeriksaan untuk mulai merapikan arsip. Sebaliknya, pengelolaan dokumen sebaiknya dilakukan secara rutin.
Pertama, kelompokkan dokumen berdasarkan jenis pajak. Selanjutnya, kelompokkan kembali berdasarkan periode atau tahun pajak.
Kedua, gunakan penamaan file yang konsisten. Dengan demikian, pencarian dokumen digital dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Ketiga, lakukan pencadangan secara berkala. Selain itu, pastikan akses terhadap arsip hanya diberikan kepada pihak yang berwenang.
Keempat, buat daftar dokumen penting. Karena itu, perusahaan dapat mengetahui dokumen yang tersedia dan yang masih perlu dilengkapi.
Kelima, lakukan review internal secara berkala. Dengan langkah tersebut, potensi kekurangan dokumen dapat ditemukan lebih awal.
SE-10/PJ/2026 dan Penguatan Administrasi Perpajakan
SE-10/PJ/2026 tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen. Pada dasarnya, aturan tersebut merupakan bagian dari upaya membangun tata kelola yang lebih tertib.
DJP menyatakan bahwa pedoman ini diperlukan untuk mewujudkan administrasi yang tertib, transparan, dan akuntabel. Selain itu, standar baku diperlukan agar pengelolaan dilakukan secara seragam.
Hal tersebut menjadi semakin relevan pada era digital. Sebab, jumlah data elektronik terus bertambah seiring perubahan sistem administrasi perpajakan.
Dokumen digital juga dapat memiliki nilai pembuktian yang penting. Karena itu, keutuhan dan keaslian data perlu dijaga selama proses berlangsung.
Bagi wajib pajak, kondisi tersebut menjadi pengingat untuk memperkuat administrasi. Dengan demikian, pengelolaan data tidak hanya dilakukan ketika ada pemeriksaan.
Kesimpulan
Pada akhirnya, dokumen elektronik wajib pajak menjadi bagian penting dalam kegiatan perpajakan. Dokumen tersebut dapat digunakan dalam pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan penyelesaian keberatan.
Melalui SE-10/PJ/2026, DJP memberikan pedoman mengenai pengelolaan dokumen elektronik yang dipinjam. Selain itu, aturan tersebut memperjelas tanggung jawab petugas selama dokumen berada dalam penguasaan DJP.
Dokumen harus dikelola dengan menjaga keutuhan, kerahasiaan, keaslian, dan ketersediaannya. Dengan demikian, proses administrasi dapat berlangsung secara lebih tertib dan akuntabel.
Bagi wajib pajak, aturan ini juga menjadi alasan untuk memperbaiki sistem arsip internal. Oleh karena itu, dokumen perpajakan sebaiknya disimpan secara rapi dan mudah ditelusuri.
Persiapan yang baik dapat membantu perusahaan ketika menghadapi pemeriksaan. Selain itu, pencatatan dokumen yang jelas dapat memudahkan proses penyerahan dan pengembalian.
Butuh Pendampingan Pemeriksaan dan Administrasi Pajak?
Menghadapi pemeriksaan pajak membutuhkan persiapan yang matang. Terlebih lagi, dokumen perusahaan dapat berjumlah banyak dan memiliki karakter yang berbeda.
Karena itu, pendampingan profesional dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang ingin mengelola proses perpajakan dengan lebih terarah. Selain itu, konsultan pajak dapat membantu melakukan peninjauan dokumen dan memberikan arahan sesuai kondisi wajib pajak.
KKP Melinda – Konsultan Pajak Batam menyediakan berbagai layanan perpajakan bagi perusahaan maupun wajib pajak pribadi. Layanannya mencakup Tax Diagnostic Review, pajak bulanan dan tahunan, SPT, transfer pricing, hingga pendampingan pemeriksaan dan keberatan pajak.
Selain itu, KKP Melinda juga menyediakan layanan pendampingan pemeriksaan pajak. Dengan demikian, wajib pajak dapat mendiskusikan kondisi perpajakannya sebelum menentukan langkah yang diperlukan.
Jika perusahaan Anda sedang menghadapi pemeriksaan atau membutuhkan peninjauan administrasi perpajakan, konsultasikan terlebih dahulu kebutuhannya kepada tim profesional.
Pelajari layanan KKP Melinda – Konsultan Pajak Batam melalui website resmi berikut:
KKP Melinda – Konsultan Pajak Batam
Dengan pendampingan yang tepat, pengelolaan dokumen dan kewajiban perpajakan dapat dilakukan secara lebih tertib, terukur, dan sesuai ketentuan.